Wat is de bewaartermijn van een klacht?

Momenteel is er geen wettelijke bewaartermijn voor een klacht. Dit heeft te maken met de komst van de AVG.

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) mochten klachten tot twee jaar na afhandeling bewaard blijven. Met de ingang van de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is dat echter veranderd. Op grond van de AVG is er geen concrete bewaartermijn meer voor persoonsgegevens. Als ondernemer bepaal jij zelf hoe lang jij persoonsgegevens bewaart. Je kunt zelf bepalen hoelang de gegevens nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Het uitgangspunt is wel om zo min mogelijk te bewaren; met andere woorden ‘zo lang als noodzakelijk’. De verwerking van de gegevens moet dus passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt. Je zou de eerder in de Wbp genoemde richtlijn van twee jaar kunnen aanhouden.

Hoe kun je het beste een bewaartermijn bepalen? Onderstaande vragen kunnen je op weg helpen:

1. Hoe lang heb je de gegevens daadwerkelijk actief nodig? Is de klacht afgehandeld of nog steeds in behandeling?
2. Als de klacht is afgehandeld, heb je ze op een later tijdstip nog nodig? Op dit moment heb je de gegevens niet meer actief nodig. Maar moeten ze kunnen worden opgevraagd?
3. Als je de gegevens niet meer actief nodig hebt, en de gegevens hoeven niet meer opgevraagd te worden, dan kun je ze verwijderen. Dit kan ook door de gegevens te anonimiseren.

Welke bewaartermijn je ook kiest, zorg dat je noteert waarom je hebt gekozen voor deze bewaartermijn.